Saimnieks LV / 2025.gads (Augusts)

Jautājums: Darbinieks ar darba automašīnu, dodas uz Lietuvu, lai apskatītu un iegādātos tehniku. Izbraukšana no darbavietas paredzēta plkst. 7:00, atgriešanās Latvijā – ap plkst. 19:00. Šādi braucieni var būt vienu vai divas reizes mēnesī. Ikdienā darbs tiek veikts uz vietas. Vai šāds brauciens uzskatāms par komandējumu vai darba braucienu? Kādi attaisnojuma dokumenti nepieciešami, lai pamatotu braucienu?

Atbilde: Lai atbildētu uz jautājumu, jānoskaidro darbinieka darbavietas atrašanās vieta un viņa darba pienākumi.

Darbavietai jābūt skaidri noteiktai
Darba pienākumus un darbavietu – proti, vietu, kur darbinieks ikdienā veic savus darba pienākumus, nosaka darba līgumā. Darba likuma (DL) 53. pants nosaka, ka darbiniekam ir pienākums veikt darbu uzņēmumā, ja darbinieks un darba devējs nav vienojušies citādi. Līdz ar to darba līgumā ieteicams norādīt konkrētu darbavietas adresi, īpaši tad, ja darbinieks darbu veic struktūrvienībā, kuras adrese nesakrīt ar uzņēmuma juridisko adresi. Darbavietas adreses norādīšana darba līgumā ir būtiska arī gadījumos, kad darbinieks savus darba pienākumus veic dažādās vietās.

Darbinieka darbavieta var būt:
• noteikta – nemainīga darba tiesisko attiecību laikā;
• mobila jeb mainīga – darba tiesisko attiecību laikā var mainīties un tikt pielāgota darba pienākumu izpildei.

Dažkārt darba specifikas dēļ (piemēram, celtniekiem, šoferiem) darbu nav iespējams veikt uzņēmuma atrašanās vietā vai struktūrvienībā. Ja darbinieku nav iespējams nodarbināt vienā konkrētā vietā, tad atbilstoši DL 40. panta 2. daļas 4. punktam darba līgumā jānorāda, ka darbinieks var tikt nodarbināts dažādās vietās.

Ja darba devējs vēlas darbinieku nodarbināt citā vietā, nevis darba līgumā norādītajā adresē, ir jānoslēdz rakstveida vienošanās. Tas attiecināms arī uz komandējumu – tajā jānorāda, ka darbinieks darbu neveic ierastajā darbavietā, bet citā vietā. Tāpēc nepieciešama darba devēja un darbinieka vienošanās par komandējumu.

Līdz ar to var secināt, ka darba līgumā norādītā darbavieta ir būtisks kritērijs, lai izvērtētu, vai darbinieka pienākumu veikšana citā vietā uzskatāma par komandējumu, darba braucienu vai ir saistīta ar konkrēto darba specifiku.

Komandējums vai darba brauciens?
Atšķirība starp komandējumu un darba braucienu noteikta Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr. 969 Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi.

Saskaņā ar šo noteikumu 2. punktu par komandējumu uzskatāms ar uzņēmuma vadītāja rakstisku rīkojumu apstiprināts darbinieka brauciens uz noteiktu laiku uz citu apdzīvotu vietu Latvijā vai ārvalstī (ja darbinieka pastāvīgā darbavieta ir ārvalstī), kā arī no ārvalstīm uz Latviju, lai pildītu darba vai dienesta uzdevumus, papildinātu zināšanas vai paaugstinātu kvalifikāciju, izņemot gadījumus, kad darbinieks nosūtīts uz izglītības iestādi amata (darba) pienākumu izpildei nepieciešamās izglītības
iegūšanai.

Savukārt par darba braucienu šo noteikumu izpratnē uzskatāms darbinieka darbs vai dienests, ja tas saskaņā ar noslēgto darba līgumu vai amata aprakstu norisinās ceļā (piemēram, autotransporta, dzelzceļa, jūrniecības vai aviācijas nozarē) Latvijā vai ārvalstīs, vai ja darbs ir saistīts ar regulāriem un sistemātiskiem izbraukumiem un pārvietošanos (piemēram, celtniecības vai mežizstrādes nozarē).

Jautājumā aprakstītajā situācijā jāvērtē darba līgumā noteiktais, taču, ņemot vērā, ka braucieni notiek salīdzinoši reti – vienu līdz divas reizes mēnesī –, tie ir kvalificējami kā komandējumi.

Izdevumu kompensācija
MK noteikumi Nr. 969 nosaka, ka, lai darbinieku nosūtītu darba braucienā uz noteiktu laiku uz citu apdzīvotu vietu Latvijā vai ārvalstī, ir nepieciešams uzņēmuma vadītāja rakstisks rīkojums.

Rīkojumā jānorāda:
• brauciena mērķis un darba uzdevums, kas jāizpilda komandējuma laikā;
• komandējuma galamērķis;
• komandējuma ilgums (īpaši svarīgi norādīt izbraukšanas un atgriešanās laiku);
• veids, kādā darbinieks dodas komandējumā (avio, dzelzceļš, cita veida sabiedriskais transports, vieglais autotransports – uzņēmuma vai privātais u.c.);
• dokumenti, kas jāsagatavo, lai atgūtu komandējuma laikā radušos izdevumus, kā arī apstiprinātu komandējuma faktu;
• procedūras, kas jāveic darbiniekam, lai pierādītu komandējuma gaitu (piemēram, nofotografēt iegādājamās tehnikas cenu zīmi, cenu lapu, pašu tehniku, ierakstīt sarunu ar pārdevēju u.tml.);
• izdevumi, kas var tikt segti (piemēram, ceļa izdevumi, izdevumi par autostāvvietu, iebraukšanu maksas teritorijās, maksas ceļiem un tiltiem – ja ir iesniegti attiecīgie attaisnojuma dokumenti);
• izdevumi, kas netiks apmaksāti (piemēram, grāmatas, ēdināšanas izdevumi, izdevumi privātiem mērķiem u.c.), lai izvairītos no pārpratumiem, atprasot komandējuma laikā radušos izdevumus;
• komandējuma laikā radušos izdevumu kompensācijas kārtība – vai darbinieks tos sedz no saviem līdzekļiem, izmanto uzņēmuma izsniegto skaidras vai bezskaidras naudas avansu, vai arī norēķinu karti, un pēc tam sagatavo atskaiti;
• dienas naudas apmērs un izmaksas brīdis – pirms vai pēc komandējuma.

Ja darbinieks, dodoties komandējumā uz ārvalstīm, ceļā pavada vairāk nekā vienu dienu, viņam par ceļā pavadīto laiku dienas nauda izmaksājama pilnā apmērā tās valsts valūtā, uz kuru darbinieks nosūtīts, citā konvertējamā valūtā atbilstoši grāmatvedībā izmantojamam ārvalstu valūtas kursam vai eiro. Ja darbinieks komandējuma laikā katru dienu var atgriezties pastāvīgajā dzīvesvietā un tas ir ekonomiski pamatoti, uzņēmuma vadītājs var pieņemt lēmumu par dienas naudas atlīdzināšanu 50 % apmērā no noteiktās summas. Savukārt, ja darbinieks tiek komandēts tikai uz vienu dienu un var atgriezties pastāvīgajā dzīvesvietā, ievērojot normatīvajos aktos noteikto darba un atpūtas režīmu, dienas nauda netiek izmaksāta. Šādas prasības ir noteiktas attiecībā uz komandējumiem Latvijā, taču tās var piemērot arī ārvalstu komandējumiem. Komandējuma naudas aprēķina kārtībai jābūt noteiktai uzņēmuma grāmatvedības politikā.

Pieņemot lēmumu par dienas naudas neizmaksāšanu vienas dienas komandējumā, jāvērtē, vai šāds lēmums nepazemina darbinieka tiesisko stāvokli. Komandējuma laikā darbiniekam var rasties papildu izdevumi (piemēram, ēdināšanas izdevumi), kādi viņam nerastos, atrodoties ierastajā darbavietā. Jāņem vērā, ka dienas naudas mērķis ir nodrošināt darbinieka sociālo aizsardzību, kompensējot ar norīkojumu darbā saistītās neērtības un attālināšanos no ierastās vides. Tas ir būtisks darbinieka tiesību aizsardzības elements, jo, ja dienas nauda netiek izmaksāta, darbinieks var tikt nostādīts nelabvēlīgā situācijā – piemēram, nosūtīts darbā uz ārvalstīm, kur uzturēšanās izdevumi ir ievērojami augstāki nekā Latvijā.

Atbilstoši DL 6. pantam darba devējam ir aizliegts piemērot tādas normas, kas pasliktina darbinieka stāvokli, tostarp samazināt darbinieka atlīdzību. Dienas nauda paredzēta darbinieka faktiskajiem izdevumiem, kas saistīti ar norīkojumu darbā, un tā pēc būtības nav uzskatāma par darba samaksas sastāvdaļu – tā izmaksājama atsevišķi.

Komandējuma izdevumu atskaites
Grāmatvedības likuma 8. pants nosaka, ka grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Kādu dokumentu sagatavot, lai attaisnotu komandējuma laikā veiktos izdevumus, nosaka uzņēmuma grāmatvedības politika. Ir uzņēmumi, kuros darbinieki par komandējuma izdevumiem sagatavo avansa norēķinus, un ir uzņēmumi, kuros jāaizpilda speciālas komandējuma atskaites. Komandējuma rīkojumā jābūt skaidri norādītam, kāds dokuments darbiniekam būs jāaizpilda pēc atgriešanās no komandējuma.

Grāmatvedības reģistri ir dokumentu kopums (hronoloģiskie un sistemātiskie reģistri, tostarp galvenā grāmata vai žurnāls-virsgrāmata un analītiskās uzskaites reģistri), kurā tiek uzkrāta un pēc noteiktām pazīmēm grupēta (sistematizēta) attaisnojuma dokumentos ietvertā informācija par saimnieciskajiem darījumiem. Tādējādi ieraksti reģistros tiek veikti atbilstoši grāmatvedības kontos noteiktajiem ierakstiem, ievērojot to ekonomisko būtību.

Komandējuma atskaite ir grāmatvedības dokuments, taču tā nav pielīdzināma avansa norēķinam. Komandējuma atskaites mērķis ir pierādīt komandējuma faktu un brauciena atbilstību uzņēmuma saimnieciskajiem procesiem tā, lai grāmatvedības jautājumos kompetenta trešā persona varētu iegūt patiesu un skaidru priekšstatu par saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei.

Ja darbinieks dodas ceļā ar uzņēmuma automašīnu, uzņēmuma vadītājs nosaka kārtību, kādā darbiniekam jāatskaitās par izlietoto degvielu. Tā var būt ceļazīme vai arī komandējuma atskaite, kurā norādīts brauciena sākuma un galapunkts, nobrauktais attālums, iegādātais un izlietotais degvielas daudzums. Ja uzņēmuma automašīnai ir uzstādīta globālās pozicionēšanas sistēma (GPS), maršrutu, nobraukto attālumu un ceļā pavadīto laiku iespējams pārbaudīt GPS atskaitēs.